Hacía tiempo que quería entrevistar a Joel Vicient, CEO de Captio, por la magnífica gestión llevada a cabo desde hace casi tres años. Captio ha sido la empresa pionera en España, en el sector de la gestión de gastos de viaje y ahora se encuentran en una posición consolidada en el mercado español con clientes de referencia. ¿Su próximos pasos? La internacionalización de la compañía.

Entrevista con Joel Vicient, CEO de Captio

Para situar al lector Joel, explícanos ¿qué es Captio?

Captio es una plataforma que permite a las empresas automatizar todos los procesos relacionados con la gestión de gastos de viaje. Con una pieza clave, el smartphone, Captio extrae automáticamente la información importante de los tiques y genera informes para reportar gastos de empresa. Así comienza un proceso que automatiza todo el flujo de gestión de gastos de empresa: reporte, validación y contabilización.

 

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¿Cómo realiza Captio el proceso de gestión de gastos de la empresa?

Captio integra el proceso de gestión de gastos de viaje de empresa en un único flujo. A través de la aplicación, el usuario realiza una fotografía de un tique generado por un gasto de un viaje de la empresa.

El sistema de lectura automàtica (OCR) “lee” de forma automática la principal información del tique y la extrae para generar informes de gastos. Estos informes son enviados al supervisor de gastos, que puede gestionarlo: validarlos, denegarlos, verificarlos, etc.

Además, Captio también integra otras funcionalidades como la gestión multimoneda, la conciliación bancaria de pagos con tarjeta, la gestión de anticipos, los workflows de aprobación… De esta forma, todo el ciclo de un gasto, desde el reporte hasta la contabilización, se integra en un entorno eficiente y controlado. Ah, y sin papeles, ya que las imágenes que Captio archiva están homologadas por la AEAT.

¿Como se coordina Captio con los principales sistemas informáticos de contabilidad como Oracle o SAP? 

El objetivo de Captio es integrar la gestión de gastos de empresa con el resto de procesos de la compañía, especialmente aquellos tan relacionados con este campo como son los de contabilidad o recursos humanos y nóminas.

En cuanto a las integraciones, Captio dispone de conectores con los principales sistemas de contabilidad del mercado. También hay que mencionar, que dado que cada empresa gestiona su contabilidad de una forma muy concreta, a menudo se desarrollan parametrizaciones e integraciones a medida para que Captio encaje a la perfección con cada casuística.

¿Qué terminales pueden usar esta aplicación?

Captio está disponible para los principales sistemas operativos de smartphones: OS, Android, BlackBerry y Windows Phone. Es decir, para más del 99% de los terminales móviles.

¿Cuál es el precio de esta aplicación?

Captio es una plataforma especialmente indicada para empresas. El precio suele basarse en el número de licencias contratadas, o sea, el número de personas que pasan gastos a través de Captio. Digamos que para un entorno pequeño, el precio por licencia iría sobre los 6,95€/mes. En casos con más usuarios, el precio sería menor.

Captio ha sido homologada por la Agencia Tributaria. De tal modo ¿pueden ya las empresas y autónomos olvidarse de los engorrosos tickets? 

Captio es la primera aplicación de expense reduction management en haber sido homologada por la Agencia Tributaria española. Esto significa que las capturas de tiques realizadas a través de esta aplicación tienen total validez ante Hacienda, y sustituyen los tiques en papel a todos los efectos.

Esto cambia radicalmente la forma habitual de gestionar los gastos. En vez de las carteras llenas de papelillos que se pierden y estropean, con Captio se pasa a una gestión digital y totalmente legal.

Una de las obligaciones tributarias que causa más desvelos a los contribuyentes es la de conservar las facturas y documentos sustitutivos (tiques) y aportarlas a requerimiento de la Administración. ¿Con Captio podemos olvidarnos por fin de esos enormes ficheros cargados de tiques?

Efectivamente, Captio digitaliza los tiques con la homologación de la AEAT. Como esa imagen digital sustituye el tique original no hace falta conservar el papel. En caso de requerimiento de la Administración, todos los tiques estarán disponibles en la nube en formato digital. De este modo se evitan las pérdidas, deterioro del papel térmico y todo el engorro de tener que archivar los tiques y localizarlos después.

Evidentemente, no todos los gastos son deducibles en el IVA, ¿como se diferencian los gastos deducibles de aquellos que no lo son? 

Uno de los principales problemas a la hora de deducir el IVA es el hecho de no disponer una factura completa. Los tiques, como se llama popularmente a las facturas simplificadas, no disponen de todos los datos necesarios para incluirse en el proceso de autoliquidación del IVA: normalmente les falta los datos completos del cliente, además del desglose del IVA. Por eso, el IVA pagado en esos tiques no se puede deducir ya que no se dispone de un justificante adecuado, y eso representa una pérdida para la empresa, que no podrá recuperar ese dinero.

Una solución es gestionar facturas recapitulativas, que sustituyan esos tiques y sí sean desgravables. Con Captio, el hecho de tener los tiques digitalizados facilita mucho esta gestión, por lo que la proporción ahorro generado/coste de trabajo es mucho más interesante. Seleccionar los tiques agrupables y enviarlos al proveedor en cuestión se realiza de forma mucho más automatizada y rápida, por lo que se consigue el mismo resultado en mucho menos tiempo y con mucho menos esfuerzo, que al hacerlo de forma manual basándose en los tiques en papel.

Existe otra opción, que facilita aún más esta tarea a las compañías. Captio también ofrece la posibilidad de ocuparse de forma íntegra de este proceso. Es decir, analizar los tiques que son interesantes de deducir, realizar las gestiones necesarias para conseguir las facturas sustitutivas y entregárselas periódicamente al cliente. De esta forma, se optimiza la eficiencia de la devolución del IVA, cosa que supone un gran ahorro para la empresa.

Las personas que quieran saber más sobre este tema pueden consultar esta guía práctica para la deducción del IVA de los gastos de empresa.

¿Nos puedes explicar la historia de Captio desde su nacimiento? 

Captio nació hace dos años y medio. En un proyecto anterior habíamos desarrollado la base de lo que se convertiría en la tecnología OCR (lectura automática de datos) y vimos la posibilidad de aplicarla al campo de la gestión de gastos para automatizar todas la tareas relacionadas.

La verdad es que el mercado respondió a la propuesta positivamente desde los inicios pero nos mostró unos requisitos bastante más estrictos y concretos de lo que habíamos previsto. Desde sus inicios la plataforma ha evolucionado mucho para responder y adaptarse. Un ejemplo ha sido la homologación por parte de la AEAT, en la cual fuimos pioneros en el campo de los tiques. Ésta nos permitió añadir a nuestra propuesta de valor el poder deshacerse del papel con todas las garantías legales y fue un revulsivo para nuestro crecimiento. 

A partir de aquí hemos ido aumentando rápidamente nuestros clientes, dado que nuestra solución es particularmente útil para el sector de la gran empresa, contamos ya con nombres con mucha importancia en el mercado español. En estos momentos seguimos trabajando en mejorar el producto y desarrollar el mercado.

 

 

 

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Written by carlos guerrero

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