La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, introdujo una serie de medidas dirigidas a incentivar la cultura emprendedora y facilitar el inicio de actividades empresariales.

Una de las principales novedades se refiere al modo de llevar a cabo la legalización de los libros obligatorios por parte de los empresarios. La Ley establece la obligatoriedad en el uso del formato electrónico y en la vía telemática para proceder a la legalización de los libros. De acuerdo con el artículo 18 de la Ley:

1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

 

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Hasta la fecha, la legalización en el Registro Mercantil de los libros podía efectuarse mediante la presentación de los mismos en formato papel, en soporte digital, telemáticamente o mediante una combinación de dichos formatos en función del libro de que se tratara. Con la Ley 14/2013, el régimen es el siguiente:

1. A partir de ahora, sólo será posible la formación de Libros en formato electrónico y su legalización telemática en el correspondiente Registro Mercantil competente

2. La legalización de los Libros deberá realizarse dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio y, con una periodicidad anual, si bien los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

3. La presentación telemática de los libros se realizará a través de la página web www.registradores.org, seleccionando la opción “Presentación telemática de cuentas y libros”, siendo necesario que la sociedad disponga de un certificado digital para efectuar dicho trámite.

La citada modificación entró en vigor el 29 de septiembre de 2013. De tal modo, en principio, todos los libros que deban legalizarse con posterioridad a dicha fecha, deberían hacerlo respetando el procedimiento descrito. No obstante, al no existir en la Ley una regulación transitoria ni un plazo de adaptación, cada Registro Mercantil está aplicando sus propias reglas y forma de actuar respecto del modo de implantación de la referida obligación.

La mayoría de registradores consideran que la aplicación del artículo 18 sea para los ejercicios cerrados a partir del año siguiente a la promulgación y entrada en vigor de la ley. Es decir que la obligación de llevanza exclusivamente electrónica y de presentación exclusivamente telemática se aplicaría al ejercicio cerrado en diciembre de 2014 o antes, si se trata de ejercicios partidos. En 2014 se legalizaron los libros formados en 2013 (de ejercicios normalmente cerrados a 31 de diciembre) y se admitió la legalización tanto de libros formados en papel como de aquellos ya cumplimentados en formato digital.

Es a partir de enero de 2014 cuando debe llevarse la contabilidad en formato electrónico pues ya en 2015 no se admitirá a legalización ningún libro que no sea digital, salvo libros presentados fuera de plazo de ejercicios atrasados.

Debemos destacar la importancia de la correcta llevanza de los libros de las sociedades.  La legalización de los libros puede incluso incidir en la calificación del concurso como culpable. Los administradores, de conformidad con su deber de diligente administración, deben revisar el cumplimiento de la legalización de todos los libros, así como el estado de actualización en la transcripción o cumplimentación de los mismos, de cara a cumplir con los plazos y formalidades exigidos por la nueva normativa.

 

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Written by carlos guerrero

2 Comments

Cristina Corral

Estoy de acuerdo en que debemos adaptarnos a las nuevas tecnologías, pero parece que «se han olvidado» de la confidencialidad del contenido de las actas en el momento en que se envían al Registro…

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